采購管理子系統(tǒng)核心功能介紹：
采購工作的主要控制要素：物料供應(yīng)的數(shù)量、價(jià)格以及供應(yīng)時(shí)間反而只是勉強(qiáng)應(yīng)付，幾乎沒有時(shí)間與精力去研究采購市場與開發(fā)供應(yīng)商，更談不上建立企業(yè)的穩(wěn)固、高效和低成本的供應(yīng)鏈條。ERP的出現(xiàn)為采購工作注入了強(qiáng)大的活力，提供了管理和技術(shù)并舉的解決方案。
1.建立供應(yīng)商資源:運(yùn)行ERP下的采購管理系統(tǒng)時(shí)首先是建立供應(yīng)商檔案，同時(shí)對首選、次選等供應(yīng)商加以分類，并建立供應(yīng)商的供應(yīng)貨物明細(xì)(品種、價(jià)格、供應(yīng)期、運(yùn)輸方式等)，資料必須進(jìn)行最終確認(rèn)才有效。
2.生成采購申請：根據(jù)ERP的物料需求計(jì)劃生成的采購申請，同時(shí)綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運(yùn)輸方式以及計(jì)劃外的物料申請，進(jìn)行系統(tǒng)自動物料合并，也可以人工干預(yù)和修改。
3.確定優(yōu)選供應(yīng)商：該過程是落實(shí)采購供應(yīng)商。采購業(yè)務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)中的供應(yīng)商資源，綜合考查有關(guān)供貨價(jià)格、交貨數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求與技術(shù)要求，進(jìn)行供應(yīng)商選優(yōu)評價(jià)，落實(shí)每種物料的優(yōu)選供應(yīng)商。對新開發(fā)的供應(yīng)商資源還要進(jìn)行供應(yīng)商的認(rèn)證過程，經(jīng)過相應(yīng)的評審并合格后才能作為許可采購的供應(yīng)商。
4.下達(dá)采購訂單: 根據(jù)物料需求計(jì)劃、采購申請單以及計(jì)劃外的物料申請進(jìn)行物料合并，生成采購訂單。并經(jīng)過確認(rèn)后即可進(jìn)行訂單輸出，最后下達(dá)給供應(yīng)商。
5.采購訂單跟催：采購業(yè)務(wù)人員對下達(dá)的采購訂單按計(jì)劃進(jìn)行跟蹤，系統(tǒng)可以設(shè)置跟蹤的時(shí)間周期，形成訂單跟催計(jì)劃；系統(tǒng)將自動提醒逾期或?qū)⒁馄诿骷?xì)；
6.驗(yàn)收入庫：由采購業(yè)務(wù)員對供應(yīng)商所供貨物按訂單與進(jìn)行驗(yàn)收，并錄人收貨單。也可以根據(jù)系統(tǒng)集成的特點(diǎn)與企業(yè)的實(shí)際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗(yàn)收，并對不按計(jì)劃交貨的供應(yīng)商進(jìn)行管理控制(拖期、提前)。
7.供應(yīng)商對帳: 在采購訂單交貨、收貨、入庫后，系統(tǒng)將自動生成供應(yīng)商對帳清單；
采購系統(tǒng)的實(shí)施可以給采購部門的管理工作帶來顯著的變化與改善。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
(1)提高采購工作效率。例如。催促已下訂單的時(shí)間可以從實(shí)施前占總時(shí)間的50%，下降到12%。日常查詢庫存的時(shí)間也可以大大減少等。
(2)流程變革帶來的效益。例如：通過采購訂單，可以直接完成驗(yàn)收貨物、發(fā)票錄入等工作，并且簡化了所有數(shù)據(jù)的查詢；這些都會帶來流程效益。
(3)較少文件流轉(zhuǎn)，提高處理信息的效率。
(4)提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)。有統(tǒng)計(jì)表明，實(shí)施ERP后，采購業(yè)務(wù)人員的工作時(shí)間分配會發(fā)生較大的變化。業(yè)務(wù)人員研究工作來尋求降低成本的時(shí)間從28%增加到36%，而總的采購成本可以下降5%。這就說明實(shí)施ERP系統(tǒng)會提高采購人員的工作效率和素質(zhì)。
(5)提高基礎(chǔ)管理工作水平。采購業(yè)務(wù)的規(guī)范性將得到加強(qiáng)。采購部門管理人員將有更多的時(shí)間抓業(yè)務(wù)培訓(xùn)、供應(yīng)商開發(fā)等基礎(chǔ)管理工作。
(6)保證企業(yè)數(shù)據(jù)安全：人員流動性大的企業(yè)，徹底解決傳統(tǒng)模式下“人走資料也帶走”的困局，給繼任都留下無從下手的局面；
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